Calcular e pagar corretamente os impostos sobre a folha de pagamento dos empregados domésticos é importante para evitar responsabilidades e aproveitar os incentivos fiscais. No entanto, determinar quem é considerado um empregado doméstico (e para quem é necessário pagar impostos) pode ser complicado. Neste guia, abordamos o básico do que você precisa saber sobre formulários e prazos de impostos sobre a folha de pagamento para empregadores domésticos.
O cálculo e o preenchimento adequado dos impostos sobre a folha de pagamento dos empregados domésticos protege você de responsabilidades e dá acesso a incentivos fiscais. Mas descobrir quem é ou não empregado doméstico (e para quem você precisa pagar impostos) pode ser complicado. Nesta cartilha, cobrimos o básico do que você precisa saber sobre formulários e prazos de imposto sobre a folha de pagamento para empregadores domésticos.
Quem conta como empregado doméstico?
Alguns exemplos de possíveis empregados domésticos incluem governantas, empregadas domésticas, babás e jardineiros – mas você também deve levar em consideração a frequência com que os contrata e quanto lhes paga. De modo geral, os trabalhadores domésticos contam como seus empregados se você controlar o trabalho que realizam e como o realizam durante uma parte substancial de seu tempo.
Por exemplo, contratar uma babá uma vez por mês para cuidar de seu filho nos encontros noturnos geralmente não conta como empregado doméstico porque você os paga com pouca frequência. No entanto, uma babá que more em sua propriedade e cuide de seus filhos pelo menos cinco dias por semana seria considerada empregada doméstica.
Os empresários que prestam seus serviços – como encanadores, carpinteiros e técnicos de HVAC – geralmente não são considerados empregados domésticos porque você não controla como eles realizam o trabalho. Em vez disso, são considerados contratantes independentes.
Quem paga os impostos do empregador doméstico?
Os impostos sobre empregados domésticos, às vezes chamados de impostos sobre babás, são impostos federais e estaduais devidos sobre os salários pagos aos empregados domésticos. Você deverá esses impostos se tiver pago a qualquer empregado doméstico mais de US$ 2.600 em salários em dinheiro em 2023. O mínimo aumentará ligeiramente em 2024 para US$ 2.700 em salários em dinheiro.
Os principais impostos são a Segurança Social, o Medicare e os impostos federais sobre o desemprego (FUTA). Uma parte desses impostos é paga pelos empregadores e o restante é descontado dos salários dos empregados. Aqui está um gráfico útil que resume as taxas de imposto:
| Imposto | Parcela do empregador | Parcela de empregado doméstico |
|---|---|---|
| Seguro Social | 6,2% | 6,2% |
| Medicamentos | 1,45% | 1,45% |
| FUTA | Varia (0,6%-6,0%) | N / D |
Como você pode ver, apenas o empregador paga o imposto FUTA. Se você tiver que pagar impostos estaduais sobre desemprego onde mora, poderá receber um crédito de até 5,4% sobre seus impostos federais sobre desemprego, e é por isso que esse número varia. Para obter mais informações, confira nossos guias que explicam como calcular impostos sobre folha de pagamento e quando os impostos sobre a folha de pagamento são devidos.
| Usando software de folha de pagamento como o SurePayroll torna mais fácil calcular e registrar automaticamente todos os impostos necessários para que você não precise se preocupar em permanecer em conformidade. |
Formulários comuns de imposto sobre a folha de pagamento para empregadores domésticos
Formulário 1040-ES
O formulário 1040-ES é usado para registrar impostos estimados ao IRS ao longo do ano. Os impostos estimados são devidos trimestralmente, ou seja, quatro vezes por ano. As datas de vencimento em 2024 são:
- 15 de abril de 2024
- 15 de junho de 2024
- 15 de setembro de 2024
- 15 de janeiro de 2025
Para 2023, os prazos foram:
- 18 de abril de 2023
- 15 de junho de 2023
- 15 de setembro de 2023
- 16 de janeiro de 2024
De acordo com as regras do IRS, os empregadores domésticos não são obrigados a reter a parcela dos impostos federais do empregado dos salários de seus empregados se eles ficarem abaixo do limite anual de US$ 2.600, mas alguns empregadores domésticos sob esse limite podem pedir ao seu empregador que retenha os impostos de qualquer maneira.
Formulário W-2
Se você reter impostos em nome de seu empregado doméstico, é quase certo que será necessário preencher um formulário W-2 em seu nome. Um formulário W-2 contém informações que os funcionários usam para apresentar suas declarações fiscais pessoais. Um formulário W-2 mostra quais salários um funcionário recebeu durante um ano civil e quais impostos federais, estaduais e locais foram retidos de seus contracheques. O formulário W-2 também incluirá benefícios adicionais relevantes, como seguro saúde e contribuições para contas de aposentadoria.
Um formulário W-2 deve ser preenchido para cada funcionário que recebeu mais de US$ 600 em pagamento durante o ano civil. Se o seu trabalhador doméstico for classificado como autônomo, contratado independente ou não funcionário, você enviará a ele um formulário 1099. Todos os formulários W-2 devem ser preenchidos e arquivados até 31 de janeiro do ano civil seguinte, portanto, os formulários W-2 para 2023 vencem até 31 de janeiro de 2024. Para obter mais informações, consulte nosso guia sobre o Formulário W-2.
Formulário W-3
O Formulário W-3 também é chamado de “Transmissão de Declarações de Salários e Impostos”. Qualquer empregador que apresente um W-2 também deve apresentar um W-3. O Formulário W-3 é usado para resumir as informações W-2 de todos os seus funcionários. O IRS usa o formulário W-3 para verificar as declarações fiscais pessoais dos funcionários para garantir que os números relatados sejam precisos. Assim como os formulários W-2, todos os formulários W-3 devem ser preenchidos e arquivados até 31 de janeiro do ano civil seguinte.
Anexo H (Formulário 1040)
O Anexo H é um formulário fiscal usado para relatar impostos trabalhistas domésticos se você pagou salários em dinheiro a um empregado doméstico e os salários estavam sujeitos a impostos de seguridade social, Medicare ou FUTA, ou se você reteve imposto de renda federal.
Você deve incluir o Anexo H como parte de sua declaração de imposto de renda se pagou a qualquer funcionário pelo menos US$ 2.600 no ano fiscal de 2023 ou se os salários em dinheiro de todos os empregados domésticos totalizaram US$ 1.000 ou mais durante qualquer trimestre civil de três meses durante o atual ou anterior ano fiscal. Você deve apresentar o Anexo H se reteve o imposto de renda federal a pedido de um funcionário, mesmo que seu salário tenha caído abaixo do limite mencionado.
Importância do cumprimento das regulamentações fiscais sobre a folha de pagamento
Calcular e declarar corretamente os impostos do empregador doméstico é de suma importância. O pagamento insuficiente dos impostos dos empregados domésticos muitas vezes resulta em multas pesadas tanto no nível do governo federal quanto estadual. Calcular ou preencher erroneamente os impostos do empregador doméstico também pode expor você a uma auditoria, que é um processo demorado e caro.
Configurar corretamente seus empregados domésticos também permite que você aproveite incentivos fiscais e créditos, como a Conta de Despesas Flexíveis para Cuidados de Dependentes (FSA) ou o Crédito Fiscal Federal para Cuidados de Crianças e Dependentes, que podem ajudar a cobrir algumas das despesas.
Se você já tem empregados domésticos ou planeja contratar um, recomendamos fortemente que você procure aconselhamento de um contador ou outro especialista familiarizado com impostos sobre empregados domésticos. Eles o ajudarão a configurar tudo corretamente e garantir que você receba todos os incentivos fiscais possíveis. Também recomendamos procurar um serviço de folha de pagamento de babá que torne mais fácil calcular e registrar todos os impostos necessários para funcionários domésticos.