Como usar o Microsoft Spreadsheet Compare para analisar as versões do arquivo do Excel

O Microsoft Excel possui um recurso que permite aos usuários rastrear as alterações feitas em uma pasta de trabalho. No entanto, uma vez que as alterações são aceitas na pasta de trabalho, a trilha da mudança é perdida para sempre. Portanto, o que acontece quando você precisa reverter ou consultar a versão anterior da pasta de trabalho?

Uma opção que você pode tentar é Microsoft Spreadsheet Compare. O Microsoft Spreadsheet Compare torna mais fácil para os usuários comparar duas versões de um arquivo do Excel. A ferramenta então destaca as diferenças entre os dois arquivos, facilitando a localização das alterações.

Requisitos para usar o Microsoft Spreadsheet Compare

Você pode acessar o Microsoft Spreadsheet Compare no Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 e Office Professional Plus 2019. A ferramenta pode ser acessada no grupo de programas Ferramentas do Microsoft Office.

Para que a comparação funcione, é necessário ter diferentes versões da planilha. A ferramenta então analisa os arquivos e destaca as diferenças usando certos critérios. Funciona assim:

Como analisar duas versões de uma pasta de trabalho com o Microsoft Spreadsheet Compare

Para analisar diferentes versões de uma pasta de trabalho, você deve importar ambas as pastas de trabalho na ferramenta de comparação de planilha. Veja como fazer isso:

Passo 1: No menu Iniciar, pesquise Comparação de planilhas e inicie-o.

Passo 2: Na guia Página inicial, no grupo Comparar, selecione Comparar arquivos para abrir uma caixa de diálogo.

Etapa 3: Na caixa de diálogo Comparar arquivos, selecione o ícone Arquivo ao lado da opção Comparar (arquivo mais antigo). Selecione o arquivo Excel no Explorador de Arquivos e clique em Abrir.

Passo 4: Selecione o ícone Arquivo ao lado da opção Para (arquivo mais recente) na caixa de diálogo Comparar arquivos. Selecione o arquivo Excel no Explorador de Arquivos e clique em Abrir.

Etapa 5: Clique em OK para iniciar o processo de comparação.

Observação: Se você achar que a ordem da comparação do arquivo está confusa, você pode clicar em Trocar para alterar a posição de cada pasta de trabalho.

Etapa 6: Você pode agilizar o que a ferramenta de comparação de planilhas analisa marcando ou desmarcando as caixas de seleção na parte inferior esquerda da ferramenta. A função de algumas das caixas de seleção é explicada abaixo:

• Valores inseridos: ele destaca uma mudança na entrada de dados nas pastas de trabalho.
• Valores calculados: ele destaca a diferença nos valores calculados nas pastas de trabalho.
• Fórmulas: ele destaca uma mudança nas fórmulas das pastas de trabalho.
• Nomes: ele destaca a diferença nos nomes das células nas pastas de trabalho.
• Macros: ele destaca a diferença no código VBA dentro das pastas de trabalho.

Um gráfico no canto inferior direito da ferramenta classifica os diferentes tipos de alterações na pasta de trabalho. Este gráfico pode ser usado para identificar as mudanças que mais ocorrem nas pastas de trabalho.

Como exportar resultados de comparação da Microsoft Spreadsheet Compare

Depois de clicar em Ok para comparar planilhas para analisar as alterações em suas planilhas, as alterações identificadas são destacadas em diferentes cores de texto e preenchimento de célula. Os resultados da comparação podem ser usados ​​diretamente na ferramenta ou exportados para outra plataforma. Veja como fazer isso:

Exportar resultados de comparação para Microsoft Excel

Exportando os resultados da comparação para o Microsoft Excel, você pode realizar análises adicionais. Veja como exportá-lo:

Passo 1: Na faixa de opções da ferramenta Spreadsheet Compare, selecione Export Results, que inicia o File Explorer.

Passo 2: Selecione o local onde deseja salvar o arquivo e insira um nome para o arquivo.

A análise de comparação agora deve estar disponível em seu local salvo.

Copiar os resultados da comparação para a área de transferência

Se desejar usar os resultados da comparação em qualquer outra plataforma, exceto Microsoft Excel, copiar para a área de transferência é a melhor opção. Veja como fazer isso:

Passo 1: Na faixa de opções da ferramenta de comparação de planilha, selecione Copiar resultados para a área de transferência.

Passo 2: Abra um aplicativo para colar os dados copiados.

Etapa 3: Selecione Ctrl + V no teclado para colar.

Limitações da comparação de planilhas

É isso sobre como usar o Microsoft Spreadsheet Compare para comparar diferentes versões de um arquivo Excel. No entanto, a ferramenta tem uma limitação importante, pois as alterações observadas nas pastas de trabalho comparadas não podem ser aceitas ou rejeitadas. A ferramenta mostra apenas planilhas do Excel lado a lado e destaca as alterações para facilitar a identificação dos usuários.