Como usar fórmulas no Notion

Hoje, muitas vezes estamos sobrecarregados por inúmeros projetos e atividades. Alguns dos quais são complexos e consomem muita energia. Felizmente, a Notion desenvolveu fórmulas para ajudar a superar qualquer obstáculo, por mais exigente que seja.

Se você quer saber como usar fórmulas no Notion, você veio ao lugar certo. Este artigo contará tudo o que você precisa saber.

Noção: como usar fórmulas

Mesmo que pareçam assustadoras, as fórmulas no Notion são realmente fáceis de usar. Isso é o que você precisa fazer para usar fórmulas no Notion:

1. Faça login no Notion
   
2. Abra o banco de dados e adicione uma nova propriedade no banco de dados e selecione uma fórmula.
   
3. Clique na fórmula e uma janela pop-up aparecerá.
   
4. Escolha a constante e os operadores.

Lembre-se de que as fórmulas requerem um banco de dados, portanto, você precisará de uma página que inclua uma.

Para que serve o Notion?

O Notion é um espaço de trabalho em branco que permite criar páginas. Você pode dedicar cada página a um projeto ou evento no qual esteja trabalhando. Essas páginas podem ser compartilhadas com outros usuários ou usadas apenas por você. Observe que o compartilhamento com outros usuários pode exigir uma assinatura.

Em cada página você pode criar um banco de dados. Os bancos de dados podem ter formatos diferentes, dependendo dos dados e para que você os está usando. Estas são as visualizações disponíveis:

• Linha do tempo
• Galeria
• Calendário
• Mesa
• Lista

Você sempre pode alterar a visualização do seu banco de dados para adaptá-lo às suas necessidades. Isso pode ser feito em apenas dois cliques e não exige que você comece do zero. Você também pode excluí-lo, se necessário. Mesmo que você queira mudar de ideia e recuperar algo que excluiu, isso também é possível.

Para que servem as fórmulas?

Como você provavelmente já sabe, o Notion ajuda você a acompanhar suas obrigações criando páginas. Dessa forma, você pode criar seus próprios bancos de dados nas visualizações que mais lhe convier.

Tudo isso pode fazer você se perguntar: “Se eu já escolhi um banco de dados, por que precisaria de fórmulas?” Existem três razões para incorporar fórmulas em seus dados:

• Calcular novos valores. Por exemplo, você tem várias atividades direcionadas a diferentes membros. Se você deseja calcular quanto cada membro agrega aos projetos, você pode calcular sua porcentagem de atividades em relação ao número total de atividades.
• Exibir valores de uma maneira diferente. Você pode ter listado a idade de cada um dos membros de sua equipe. Mas como essa é uma informação mutável, você pode calcular o ano de nascimento implementando uma fórmula.
• Encontre uma correlação entre os valores. Você pode querer verificar se uma informação vinculada a um membro implica alguma outra informação também. Por exemplo, você pode verificar se os membros de sua equipe casados ​​têm filhos ou não. Dessa forma, você pode descobrir uma regra em seus dados.

Como você pode ver, manipular seus dados usando fórmulas pode produzir conclusões às quais você não chegaria de outra forma.

Elementos de uma Fórmula

Aqui estão os elementos necessários para criar uma fórmula no Notion:

• Os valores de entrada – representam os dados com os quais você deseja manipular.
• A ação – O que exatamente você quer fazer com seus dados? Adicionar? Subtrair? Dividir?
• Condições possíveis – Em alguns casos, você pode ter certas condições nas quais a fórmula pode ser aplicada exclusivamente. Por exemplo, você não deseja subtrair um número, a menos que seja maior que cinco.

Agora que você sabe o que compõe uma fórmula no Notion, pode testá-la em seus dados.

Terminologia ligada a fórmulas

Aqui está alguma terminologia que você pode achar útil ao usar fórmulas:

• Função – Determina a relação entre suas variáveis, ou seja, suas entradas.
• Sintaxe – Refere-se à ordem em sua fórmula, que afetará a saída.
• Argumento – Estas são suas entradas.
• String – Grupo de valores em uma fórmula. Estes são geralmente conectados por aspas.
• Booleano – mostra a saída como verdadeira ou falsa.
• Concatenar – Isso permite unir dois valores em um.

As fórmulas podem ser bastante confusas. Esperamos que isso torne as coisas um pouco mais claras.

Diferentes tipos de funções no conceito

Agora você pode perguntar: “Claro, o Notion pode me ajudar a usar fórmulas, mas para quais funções?” Aqui estão os tipos de funções que essas fórmulas cobrem:

• Funções lógicas – São usadas para testar certas suposições, como se os valores são iguais, maiores, vazios, etc.
• Funções numéricas – São usadas para cálculos matemáticos, como subtração, divisão, encontrar a raiz de, etc.
• Funções textuais – Podem ser usadas para mesclar palavras, substituí-las, contar caracteres, etc.
• Funções de data – podem ajudá-lo a calcular o tempo entre as datas, determinar uma data, retornar a data final, etc.

As possibilidades são quase infinitas. Não há necessidade de se preocupar com a possibilidade de o Notion não atender às suas necessidades de análise de dados, independentemente do formato dos dados.

Diferenças entre as fórmulas do Excel e do Notion

O Excel é a ferramenta mais usada no mundo quando se trata de fórmulas. Mas quais são as diferenças entre o Excel e o Notion? Aqui está nomeando alguns:

• Referências de propriedade – No Excel, você faz referência a células individuais. O Notion permite fazer referência a colunas. Para cada item em uma coluna, sua fórmula será aplicada a ele em todo o banco de dados. Isso certamente pode acelerar as coisas para você.
• Conectando valores – No Excel, você usará “&” para conectar dois ou mais valores em uma fórmula. No Notion, você usará “+” no lugar.
• Cálculos complexos – Embora o Notion tenha suas vantagens, quando se trata de cálculos complexos, o Excel leva a melhor.
• Funções de visualização de dados – O Excel oferece vários tipos de gráficos: barra, pizza, coluna, área, etc. Infelizmente, eles ainda não estão disponíveis no Notion. Portanto, se você precisar de gráficos, terá que ficar com o Excel.
• Referenciar todo o banco de dados – O uso de fórmulas no Excel se aplica a apenas uma planilha. Assim, você pode ter duas planilhas com os mesmos dados e fazer coisas completamente diferentes nelas. Por outro lado, no Notion suas fórmulas serão aplicadas a todo o banco de dados. Poderíamos dizer que uma página de banco de dados no Notion poderia se assemelhar a uma planilha no Excel.

Não tem certeza de qual ferramenta escolher? Tudo se resume a preferência pessoal. Embora o Excel possa ser a opção mais conhecida, tentar coisas novas pode trazer resultados inesperados.

As fórmulas vêm a calhar

Cada projeto no Notion terá sua página com bancos de dados em diversos formatos. Como os bancos de dados incluem um grande número de variáveis, talvez você queira manipulá-los. Você pode introduzir diferentes tipos de fórmulas para obter novos dados ou estabelecer conexões entre os dados existentes. Embora o Excel seja a ferramenta mais famosa para isso, experimentar coisas novas pode surpreendê-lo de maneira positiva. Então, por que não experimentar as fórmulas do Notion?

A matemática pode não ter sido sua matéria favorita na escola, mas temos que concordar, o uso de fórmulas pode ser útil. Especialmente ao lidar com um amplo espectro de informações, sejam elas numéricas, lógicas, textuais ou mesmo relacionadas a datas. Eles permitirão que você o analise para chegar a conclusões e soluções. Eles podem até mostrar a relação entre os dados, dos quais você nem sabia.

Você já usou fórmulas no Notion? Você os achou difíceis? Conte-nos na seção de comentários abaixo.