Você sabia que sua planilha do Excel pode ter até 1.048.576 linhas? Isso mesmo. Agora imagine atribuir números a cada uma dessas linhas manualmente. Não estamos falando sobre os números existentes na extrema esquerda. Esses são apenas marcadores, como em relação às células (A3, B3, A10, B10, etc.) que não se integram tecnicamente como parte dos dados de uma linha ou servem como identificadores exclusivos. O que você quer são números que podem ser associados a cada linha de dados para cenários como criação de números de série ou números de departamento, aplicação de linhas numeradas a seções agrupadas etc.
Para desenvolver uma excelente planilha ou pasta de trabalho do Excel, é imperativo inserir seus dados de maneira bem organizada. Você deseja que cada linha tenha um “identificador exclusivo” que o ajude a destacar linhas específicas para análise ou apresentação para um público. Usar algo como “Célula B4 ou G2” não está vinculado aos dados que abrangem as linhas. Você precisa de colunas que tenham números exclusivos que realmente se vinculem aos dados nas linhas, assim como o primeiro nome vinculado ao sobrenome na mesma linha.
O bom é que o Excel pode fazer todo o trabalho duro para você. Você pode comandá-lo para preencher automaticamente os números das linhas e ajudá-lo a trabalhar em seu documento em um ritmo muito mais rápido.
Este artigo mostrará como numerar linhas automaticamente no Excel.
Razões para criar automaticamente linhas numeradas no Excel
Sem dúvida, atribuir números de linha manualmente é uma tarefa que pode ser frustrante e demorada. Para começar, você pode cometer erros e repetir númerossituação que pode complicar a análise de dados e potencialmente resultar em erros em seus cálculos. Nada é mais embaraçoso do que apresentar um documento que é mal organizado ou carregado de erros. Isso pode fazer você parecer despreparado e pouco profissional.
Se o seu documento for muito grande, você pode atribuir números manualmente e cometer erros. Mas isso quase nunca é uma opção se sua planilha tem centenas ou milhares de linhas ou você tem várias planilhas e não pode usar os mesmos números. Nesse caso, usar as linhas A3 e B3, por exemplo, não será suficiente, especialmente ao extrair dados de várias planilhas para um relatório. Além disso, numerando manualmente cada um desperdiça um tempo valioso que você pode gastar no manuseio das partes mais técnicas de sua folha.
Um exemplo inclui números de departamentos ou classes de estoque, onde você desejaria três dígitos para cada um e começaria com 100. O problema é Você tem mais de 300 departamentos com dados em 50 planilhas dentro de sua corporação. Digitar manualmente os identificadores numéricos nas células leva a erros que afetam tudo, desde relatórios e análise de dados até categorias precisas e recuperação instantânea de dados. Em vez de consultar manualmente 50 planilhas para determinar e inserir identificadores numéricos para cada linha, você só precisa lembrar com quais números você começou e terminou para poder configurar uma planilha diferente para ter novos identificadores ou os mesmos.
Outro exemplo é onde você tem grupos de linhas para tópicos específicos, categorias, departamentos ou mesmo material de referência. Você quer que cada grupo comece com o número um. Você certamente não poderia referenciar “Células A3 e B3” porque você tem grupos na mesma planilha que não podem usar a mesma linha, mas você pode fazer referência aos identificadores 101 e 102 em cada grupo e usá-los com a frequência necessária. Com tantos grupos para lidar, entradas manuais levam rapidamente a erros que alteram a organização, a recuperação de dados e, possivelmente, os níveis de prioridade, onde 1 é o mais importante e 1000 é o menos.
Felizmente, o Excel vem com várias ferramentas projetadas para ajudá-lo a atribuir números automaticamente. Isso pode ajudá-lo a seja mais econômico com seu tempo e produza um documento bem organizado que não seja apenas preciso, mas também agradável aos olhos. Extrair dados da planilha/banco de dados é mais gerenciável. Encontrar dados específicos ou assuntos/itens/processos prioritários é preciso e eficiente sem erros.
A linha de fundo é que os humanos não são perfeitos quando se trata de entrada de dados, mas sistemas automatizados garantem precisão e exatidão (até certo ponto). Sempre que você tem milhares de entradas de dados, a numeração automática faz isso de forma confiável.
Vamos ver como funciona cada uma dessas ferramentas.
Numeração automática de linhas do Excel usando a alça de preenchimento
o Identificador de preenchimento do Excel, também chamado de Alça de Preenchimento de Arrastar, é um pequeno botão de seta que aparece no canto inferior esquerdo de uma célula ativa. Ele é usado para preencher automaticamente um intervalo de células em uma coluna com base nas informações contidas nas linhas anteriores.
A alça de preenchimento funciona identificando um padrão e seguindo-o.
Veja como numerar linhas automaticamente no Excel usando a alça de preenchimento.
- Abra sua planilha do Excel.
- Insira o primeiro valor (1) na primeira célula da coluna desejada.
- Insira o segundo valor (2) na célula diretamente abaixo do primeiro.
- Selecione ambas as células.
- Pressione e segure a alça de preenchimento localizada no canto inferior direito da célula inferior.
- Arraste suavemente a alça para baixo até selecionar todas as linhas às quais deseja atribuir números
- Quando chegar à última linha de interesse, solte o mouse.
Ao concluir as etapas acima, o Excel preenche todas as células da coluna escolhida com números, de “1” até o número desejado. Esses números se tornam identificadores exclusivos para os dados na linha quando A6 e B6 não.
Numeração automática de linhas do Excel usando a função ROW
A alça de preenchimento e a função de série são simples de executar, mas falham em uma área crucial: a atualização automática de números quando você adiciona novas linhas à sua planilha ou até mesmo remove algumas. A função ROW permite atribuir números que são atualizados automaticamente sempre que algumas linhas são excluídas ou novas são inseridas.
Veja como usar a função ROW.
- Clique na primeira célula onde a numeração automática começará.
- Insira a seguinte fórmula na célula (substitua a linha de referência de acordo):
=ROW(A2) - 1.
Dependendo de onde você deseja que seus números de linha comecem, a fórmula pode ser A3, B2 ou até C5. - Depois que um número for atribuído à célula selecionada, passe o cursor sobre a alça de arrastar no canto inferior esquerdo e arraste-o para a última célula da série.
Como numerar linhas automaticamente no Excel sem arrastar
Arrastar a alça de preenchimento para baixo até selecionar todas as linhas que deseja atribuir funciona idealmente para pequenos arquivos do Excel com apenas algumas linhas. Se o arquivo tiver centenas ou milhares de linhas, arrastar pode ser um pouco cansativo e demorado.
Felizmente, o Excel fornece uma maneira de numerar suas linhas automaticamente usando a função “Fill Series”.
A função Excel Fill Series é usada para gerar valores sequenciais dentro de um intervalo especificado de células. Ao contrário da função “Fill Handle”, esta oferece muito mais controle. Você pode especificar o primeiro valor (que não precisa ser “1”), o valor do passoassim como o valor final (parada).
Por exemplo, digamos que seus valores de início, passo e parada sejam 1, 1 e 10. O recurso de série de preenchimento preenche automaticamente 10 linhas na coluna selecionada, começando com a inserção de “1” na primeira célula, “2” na a segunda célula, etc., e terminando com “10” na última célula.
Veja como preencher automaticamente os números de linha no Excel usando a função Preencher Série:
- Selecione a primeira célula à qual você deseja atribuir um número.
- Digite o primeiro valor, digamos “10”, na primeira célula.
- Clique em “Casa” no topo da sua folha.
- Selecionar “Encher” e depois escolha “Series” no menu suspenso. Isso deve abrir uma caixa de diálogo flutuante no meio da sua planilha.
- Na caixa de diálogo, selecione “Colunas” da seção “Série em”.
- Neste momento, insira o “valor do passo” (“1” por padrão) e, em seguida, insira o “valor de parada” nos espaços previstos.
- Clique em “OK”
Ao concluir as etapas acima, todas as células da coluna selecionada recebem números únicos e sequenciais para facilitar a identificação.
Como numerar automaticamente linhas filtradas no Excel
A função “Filtro” permite filtrar (ou fatiar) seus dados com base em critérios. Ele permite que você selecione certas partes de sua planilha e faça com que o Excel mostre apenas essas células.
Por exemplo, se você tiver muitos dados repetitivos, poderá filtrar facilmente todas essas linhas e deixar apenas o que precisa. Apenas as linhas não filtradas aparecem na tela a qualquer momento.
Ao apresentar dados, a filtragem permite que você compartilhe exatamente o que seu público precisa sem ter muitas informações irrelevantes de uma só vez. Essa situação pode confundir e complicar a análise dos dados.
Mesmo se você tiver filtrado seus dados, ainda poderá adicionar numeração de linha à sua planilha.
Veja como proceder.
- Filtre seus dados conforme necessário.
- Selecione a primeira célula à qual deseja atribuir um número e insira a seguinte fórmula:
=SUBTOTAL(3,$B$2:B2)
O primeiro argumento, 3, instrui o Excel a contar os números no intervalo.
O segundo argumento, $B$2:B2, é simplesmente o intervalo de células que você deseja contar. - Pegue o “encher alça” (o símbolo de mais) no canto inferior direito da célula e puxe-o para baixo para preencher todas as outras células no intervalo especificado.
No geral, o Excel é uma ferramenta valiosa para gerenciar dados e realizar todos os tipos de cálculos, mas nem sempre facilita a vida. Uma tarefa que pode ser demorada e frustrante é atribuir números a linhas, especialmente com milhares delas ou quando existem várias planilhas.
Felizmente, existem várias ferramentas para ajudá-lo a atribuir números automaticamente. Essa pode ser uma maneira infalível de criar um banco de dados bem organizado, fácil de ler, fácil de recuperar dados específicos e fácil de criar relatórios e declarações precisos.