Após o Gmail, o Microsoft Outlook é o provedor de email mais popular do mercado. As empresas adoram o Microsoft Outlook devido à sua estreita integração com o pacote do Office 365. Quanto aos consumidores, a Microsoft fez um trabalho louvável com armazenamento, disponibilidade entre plataformas e recursos.
O aplicativo Outlook está disponível no iOS, Android, Windows, macOS e Web. A empresa comprou o popular aplicativo Acompli e o calendário Sunrise para acelerar o desenvolvimento do aplicativo móvel. Em suma, existem razões adequadas para usar o Outlook em detrimento dos rivais para uso pessoal. Mas com apenas 15 GB de armazenamento gratuito, você pode ficar sem armazenamento. E com a tendência crescente de e-mails e spam desnecessários de marketing, é mais difícil do que nunca filtrar os e-mails relevantes do lixo eletrônico.
A Microsoft oferece a função Caixa de entrada concentrada, mas limita-se a filtrar e-mails relevantes para o usuário. Outra adição útil são as Regras do Outlook. É a versão do IFTTT do Outlook. Com o Rules, é possível criar várias automações para mover determinados emails para arquivar ou excluir a seção de emails.
Criar regra de exclusão automática a partir do email
Primeiro, a função Regras está disponível apenas no aplicativo Outlook Windows / Mac e no Outlook Web. Nesta postagem, mencionarei as etapas para a versão web do Outlook.
Passo 1: Abra a Web do Outlook e entre usando credenciais de conta da Microsoft.
Passo 2: Selecione um email irrelevante e abra-o.
Etapa 3: Toque no menu de três pontos e selecione Criar regra.
Passo 4: Crie uma regra para mover as mensagens do remetente para Itens Excluídos.
Depois disso, todos os e-mails do remetente serão movidos diretamente para a caixa de entrada excluída. Você ainda pode acessá-los no menu Itens Excluídos nas pastas.
Criar regras de exclusão automática nas configurações do Outlook
O cenário acima move todos os emails do remetente para itens excluídos, mas e se alguém quiser excluir emails com determinados assuntos ou determinadas palavras-chave do corpo da mensagem.
Por exemplo, não quero receber ofertas de empréstimos, atualizações do vírus Corona ou qualquer outro item de marketing do meu banco. No entanto, quero receber o extrato mensal e a fatura do cartão de crédito no meu e-mail. Então, como configurar essas regras? Siga os passos abaixo.
Passo 1: Abra a web do Outlook e vá para Configurações.
Passo 2: Veja todas as configurações do Outlook e ele exibirá o menu de configurações dedicadas.
Etapa 3: Selecione a opção Regras e selecione Adicionar nova regra.
Passo 4: Vamos chamá-lo de Regras bancárias e adicionar uma condição.
Etapa 5: Adicione palavras-chave que não são mais relevantes para você. Adicionei os termos da mensagem, como Empréstimo, EMI, etc.
Etapa 6: Crie uma regra para mover todos os emails para a pasta de exclusão e pressione salvar.
Agora, sempre que você receber os emails com palavras-chave Empréstimo, EMI ou Importante, eles serão automaticamente movidos para a pasta de exclusão.
Vamos criar outra regra útil. Devemos? Toda empresa lá fora está enviando e-mails relacionados ao Coronavírus para os usuários. Enquanto aplaudo seus esforços, às vezes é cansativo ler notícias sobre o vírus mortal diariamente. Com a ajuda das Regras do Outlook, você pode excluir automaticamente esses emails antes que eles cheguem até você.
Passo 1: Abra a web do Outlook e navegue para Configurações> Correio> Regras.
Passo 2: Vamos dar o nome da nova regra "Coronavírus" e adicionar condições.
Etapa 3: Adicione condições, como se o corpo da mensagem inclua a palavra-chave "Coronavírus", "COVID-19" e mova esses e-mails para a pasta de exclusão.
As regras do Outlook são uma função poderosa e as possibilidades são infinitas. Aqui está como eu o uso. Sempre que estou em uma viagem de férias, crio uma regra para mover todos os e-mails recebidos para uma pasta "Durante a viagem" e nunca sofrer interrupções durante o período da família.
Cancelar inscrição de remetentes de email irrelevantes
A função de exclusão automática é útil quando você deseja filtrar e-mails relevantes dos falsos. Mas e se você quiser parar de receber e-mails do remetente completamente. Bem, você sempre pode usar a opção de cancelamento de inscrição no email.
Mas encontrar esse pequeno botão de cancelamento de inscrição em todos os e-mails pode ser demorado e chato. Felizmente, com o Outlook Web, você pode ver todos os remetentes de email com um botão de cancelamento de inscrição em um só lugar.
Passo 1: Abra a web do Outlook e vá para Configurações.
Passo 2: Navegue para Correio> Assinaturas.
Etapa 3: Aqui, você verá a lista de remetentes de e-mail com um grande botão de cancelamento de inscrição.
Passo 4: Cancele a inscrição de itens desnecessários no menu e você também pode tocar no menu de três pontos para bloquear o remetente.
Eu uso esse recurso uma vez em um quarto para remover os e-mails irrelevantes da lista.
Use o Outlook como um profissional
O Microsoft Outlook possui uma excelente função de Regras. Você pode usá-lo para excluir automaticamente, arquivar automaticamente, e-mails recebidos, movê-los para pastas diferentes por um certo tempo e até cancelar a assinatura do remetente desnecessário no menu único. A solução mencionada acima funcionou como uma maravilha para nós. Você descobriu uma solução diferente que não envolve nenhum aplicativo de terceiros?
Próximo:
O Outlook permite criar assinatura personalizada para melhor personalização. Leia o post abaixo para saber como configurá-lo.
Última atualização em 13 de abril de 2020