Como criar um grupo de e-mail no Outlook

O e-mail continua sendo a principal fonte de comunicação entre empresas, pequenas empresas, consumidores e profissionais de marketing. Há momentos em que você precisa enviar o mesmo e-mail para um grupo de pessoas com frequência. Em vez de adicionar contatos todas as vezes no menu de composição de e-mail, você pode criar um grupo de e-mail no Outlook e evitar complicações.

Depois de configurar um grupo, você pode colocá-lo no e-mail e enviar uma única mensagem para várias pessoas ao mesmo tempo. Para ser claro, todos os termos como Grupo de contatos, Lista de contatos, Grupo de e-mail ou Lista de distribuição são iguais. Portanto, não se confunda entre eles.

É importante para cada usuário do Outlook quando ele / ela planeja enviar um e-mail em massa para um grupo de destinatários, incluindo funcionários, colegas de trabalho ou amigos. Um e-mail de grupo ajuda cada usuário a enviar um único e-mail para vários destinatários de uma vez, em vez de uma atividade tediosa de copiar e colar.

Afinal, quase 400 milhões de usuários de e-mail dependem ativamente do Outlook como seu meio de e-mail principal e enfrentam esse problema com muita frequência. Esta postagem mostrará como criar um e-mail de grupo no Outlook usando o método padrão. Vamos começar.

O que é um grupo de email

Um grupo de email (grupo de contato) é uma coleção de IDs de email para enviar emails com freqüência. Quando um administrador envia um e-mail para um grupo de e-mail, todos os contatos nesse marcador de grupo recebem o mesmo e-mail.

É semelhante ao WhatsApp Broadcast, em que um administrador envia uma mensagem para a lista de transmissão e todos no grupo recebem a mensagem.

Use os contatos do Outlook para criar um grupo de e-mail

No exemplo abaixo, usaremos o Outlook web para criar um grupo de contatos. O truque funcionará em todas as plataformas, como Chrome OS, Windows, Mac e até mesmo Linux.

Aqui está um guia passo a passo sobre como criar um grupo do Outlook para enviar e-mails em massa.

Passo 1: Abra o Outlook na web e entre usando as credenciais da conta da Microsoft.

Passo 2: O Outlook web está coletando pequenos aplicativos como o Calendário do Outlook, Contatos do Outlook, Tarefas da Microsoft e Notas Auto-adesivas. Toque no ícone Contatos do Outlook.

Etapa 3: A tela a seguir mostrará todos os contatos do Outlook que você armazenou no Outlook.

Passo 4: Passe o mouse sobre o contato que deseja adicionar à lista de e-mails e clique na caixa de seleção para selecioná-lo. Repita para cada contato que você deseja colocar na lista.

Etapa 5: Certifique-se de que cada contato adicionado tenha um e-mail associado a ele. Caso contrário, eles não aparecerão no marcador quando você enviá-los por e-mail mais tarde.

Etapa 6: Após selecionar todos os contatos, clique em Adicionar à lista e selecione Nova lista de contatos.

Etapa 7: Dê à lista um nome relevante e pressione Enter.

Você pode criar quantos marcadores desejar no Outlook. Não se esqueça de dar a eles um nome relevante, como Família, Escritório, Negócios, Clientes e muito mais.

Envie um e-mail usando um grupo de e-mail no Outlook

Agora que você criou uma lista com o Outlook, é hora de enviar o e-mail usando o Outlook. Siga as etapas para a lista de contatos no Outlook.

Passo 1: Abra o Outlook na web.

Passo 2: Toque no botão Compor no canto superior esquerdo.

Etapa 3: Na janela New Mail, comece a digitar o nome que você deu à lista de contatos e clique na sugestão quando ela aparecer abaixo do campo de texto.

Passo 4: Após selecionar a lista de contatos, preencha o e-mail e clique no botão Enviar para enviá-lo a todos na lista do grupo.

Ao contrário do Gmail, o Outlook web não exibe os endereços de e-mail adicionados no menu de composição de e-mail. Ele simplesmente mostra o nome do grupo de contato. Isso é uma chatice, pois pode ser necessário verificar novamente os nomes de contato e IDs de e-mail antes de clicar no botão Enviar.

Editar um grupo de e-mail no Outlook

Se você recentemente expandiu seu grupo familiar ou grupo de escritório com novos membros, você gostaria de adicioná-los ao grupo Contatos do Outlook. Siga as etapas abaixo do grupo de edição de e-mail.

Passo 1: Abra o contato do Outlook na web.

Passo 2: Selecione Todas as listas de contatos no menu de hambúrguer.

Etapa 3: Selecione a lista de contatos que deseja editar.

Passo 4: Toque no botão Editar na Lista de contatos.

Etapa 5: Aqui, você pode digitar o nome ou endereço de e-mail do contato para adicioná-lo ao grupo de contatos de e-mail.

Etapa 6: Se você deseja remover qualquer contato existente, toque na marca x ao lado dele.

Dica profissional: Se você quiser ter menos confusão entre os grupos criados, adicione uma descrição para o grupo de e-mail.

Limitações do grupo Outlook

Antes de começar a criar grupos de e-mail do Outlook, você precisa entender algumas das limitações desse método.

• Embora você possa enviar facilmente e-mails de grupo no Outlook, criar um grupo de e-mail é um processo manual e demorado. Além disso, você precisa se certificar de que adicionou IDs de e-mail de todos os contatos que pretende adicionar a esse grupo.
• Acompanhamento por e-mail é difícil. Digamos que você tenha enviado um e-mail a um grupo de pessoas. Alguns deles responderam, enquanto outros não. Você terá que esboçar um acompanhamento de e-mail individual para cada endereço de e-mail e enviar vários e-mails manualmente.
• Um grupo do Outlook carece de personalização. Você não pode personalizar seus e-mails de grupo para destinatários individuais. Lembre-se de que você está escrevendo um e-mail para um grupo e não para uma única pessoa. Um e-mail genérico não causará uma boa impressão em comparação com um detalhado e feito sob medida.

Envie um e-mail em massa em qualquer lugar

Os grupos de e-mail podem ser uma bênção para alguém que envia o mesmo e-mail para um grupo de pessoas. É uma adição obrigatória para pequenas e médias empresas também. Em um nível individual, organiza o processo de e-mail e economiza recursos e tempo para você.