Como criar modelos de e-mail no Microsoft Outlook

Uma das melhores maneiras de economizar tempo em tarefas repetitivas é criando modelos. O modelo ajuda a fornecer uma estrutura ou forma para qualquer conteúdo. Por exemplo, no Microsoft Outlook, os usuários podem criar modelos de e-mail em vez de criar e-mails do zero todas as vezes.

Esses modelos de e-mail são úteis quando os e-mails de saída têm o mesmo conteúdo ou estrutura semelhante. Para criar um modelo de email no Microsoft Outlook, os usuários podem usar o recurso Quick Parts ou o suplemento Meus Modelos. Funciona assim:

Criar modelo de e-mail usando partes rápidas no Microsoft Outlook

O Quick Parts é uma galeria do Microsoft Outlook que contém conteúdo reutilizável, como texto e imagens. Os usuários podem selecionar convenientemente esses itens e inseri-los em e-mails, solicitações de reunião, tarefas, etc. Veja como usar as partes rápidas para criar um modelo de e-mail:

Observação: A Microsoft introduziu o Quick Parts no Outlook 2007 para substituir o AutoTexto que estava presente nas versões anteriores.

Passo 1: Inicie o Microsoft Outlook em seu computador.

Passo 2: Na faixa de opções, selecione Novo e-mail para criar o e-mail a ser salvo como um modelo.

Etapa 3: Destaque o texto do e-mail.

Passo 4: Clique na guia Inserir e no grupo Texto, clique no menu suspenso Partes rápidas.

Etapa 5: A partir das opções listadas, selecione Salvar Seleção na Galeria de Partes Rápidas para abrir uma caixa de diálogo.

Etapa 6: Na caixa de diálogo, preencha os detalhes relevantes para os campos abaixo:

• Nome: Este é o identificador exclusivo de cada entrada. As partes rápidas relacionam os nomes em ordem alfabética. Você achará isso muito útil quando houver várias entradas.
• Galeria: O Outlook ajuda você a salvar seu conteúdo de Quick Parts em galerias específicas. Isso é muito útil quando você tem muitos modelos armazenados.
• Categoria: Você deve se limitar a Geral, exceto quando precisar de agrupamento adicional para seus modelos. As categorias são como subpastas e pertencem a galerias.
• Descrição: Este é um comentário que ajuda a descrever cada entrada ou modelo. Você nunca vê esse atributo, então não há necessidade de se preocupar com isso.
• Salvar em: Para garantir que o conteúdo esteja disponível para uso em e-mails do Outlook, use NormalEmail.dotm. Você também pode isolar suas entradas por modelo.
• Opções: Este atributo ajuda a determinar como você insere cada entrada.

Etapa 7: Clique em OK para salvar os detalhes de sua nova entrada. Você sempre pode acessar essa entrada para diferentes fins, incluindo a criação de e-mails.

Etapa 8: Para usar o novo modelo, vá para a parte do e-mail onde você deseja que o modelo apareça.

Etapa 9: Selecione Quick Parts e clique no template a ser usado.

Observação: Qualquer item salvo nas partes rápidas está disponível apenas localmente no PC.

Criar modelo de email usando o suplemento Meus modelos

Meus modelos é um suplemento fornecido pela Microsoft para facilitar a entrada de texto com um clique. Com esse recurso, os usuários podem armazenar frases usadas com frequência e adicioná-las a e-mails quando necessário. Este recurso vem pré-instalado no Outlook; entretanto, os usuários devem ter uma conta de e-mail com um servidor Microsoft Exchange.

Veja como usar o suplemento Meus Modelos:

Observação: O suplemento Meus modelos está disponível no Microsoft Outlook 2019, 2016 e 2013, bem como no Microsoft 365.

Passo 1: Inicie o Microsoft Outlook.

Passo 2: Na faixa de opções, selecione Novo e-mail.

Etapa 3: Na guia Mensagens e no grupo Meus modelos, clique em Exibir modelos.

Observação: Se o suplemento Exibir Modelos não estiver pré-configurado na Faixa de Opções do Outlook, selecione Arquivo e Gerenciar Suplementos para instalá-lo.

Passo 4: Na nova caixa de diálogo, clique em Modelo.

Etapa 5: Nas caixas de texto vazias, forneça um título e o corpo do e-mail.

Etapa 6: Clique em Salvar para garantir que o modelo esteja disponível sempre que você precisar.

Etapa 7: Clique no modelo recém-criado para transferi-lo para o corpo do e-mail.

Observação: Os modelos criados com o suplemento Meus modelos são armazenados em sua caixa de correio e podem ser acessados ​​de qualquer lugar.

Criação de modelos de e-mail no Gmail

Seja usando o recurso Quick Parts ou o suplemento Meus Modelos, você pode criar modelos simples com facilidade no Microsoft Outlook. Você também pode criar modelos em outros aplicativos de e-mail, como o Gmail, usando o Gorgias.