Software de folha de pagamento na Austrália: A tecnologia não é a única culpada por pagamentos insuficientes
Descubra como a implementação e os processos inadequados contribuem para os erros de pagamento
No início de fevereiro de 2024, o Australia Post, o serviço postal nacional da Austrália, foi forçado a pedir desculpas a 3.600 funcionários por erros na folha de pagamento abrangendo uma década. O erro, no valor de AUD 5,6 milhões (USD 3,6 milhões) em salários a serem reembolsados aos funcionários, foi atribuído a erros no sistema de folha de pagamento que descobriu terem ocorrido entre 2014 e 2023.
As notícias do Australia Post são as mais recentes de uma série de escândalos de pagamentos insuficientes que atormentam a Austrália há anos. Marcas afetadas este ano incluem Optus Retail, que precisa reembolsar AUD 7,8 milhões (US$ 5,1 milhões) a mais de 3.700 funcionários, bem como a Universidade Católica Australiana, parte do setor de ensino superior propenso a pagamentos insuficientes.
A diretora da Australian Payroll Association, Tracy Angwin, em conversa com a TechRepublic Australia, afirmou que embora a tecnologia seja frequentemente responsabilizada por esses erros, a culpa é da implementação e dos processos com falta de experiência em folha de pagamento.
A função do software de folha de pagamento permaneceu semelhante ao longo do tempo
A função básica da tecnologia de folha de pagamento “não mudou fundamentalmente na última década ou mais”, disse Angwin. As organizações empregam sistemas de folha de pagamento para coletar dados de trabalho dos funcionários, interpretar corretamente esses dados e produzir transações financeiras, como pagamentos de funcionários, bem como fazer a “papelada” necessária.
Embora tenha havido avanços nos recursos, a essência das funções executadas pelos sistemas são muito similares aos “dias dos cartões bundy”.
A diretora da Associação Australiana de Folha de Pagamento ainda ressalta que não é a tecnologia em si que costuma ser a culpada pelos problemas de pagamentos insuficientes, mas sim como ela é configurada e utilizada pelas organizações.
As organizações australianas ainda pagam mal aos seus funcionários
As organizações ainda cometem erros nos pagamentos, apesar de poucos incentivos para mudanças no mercado de sistemas de folha de pagamento. O Provedor de Justiça do Trabalho Justo da Austrália informou em outubro de 2023 que recuperou 509 milhões de dólares para 251.475 trabalhadores mal pagos em 2022-23. Este foi o segundo ano consecutivo em que foi recuperado mais de meio bilhão de dólares para os trabalhadores.
Até mesmo o departamento governamental australiano responsável pela supervisão do local de trabalho federal e das condições de emprego também foi pego pagando incorretamente seus funcionários. O departamento teve que devolver cerca de US $ 200.000 para corrigir um pagamento insuficiente de mais de US $ 60.000 envolvendo 99 funcionários.
O Governo Federal Australiano foi forçado a agir para criminalizar o roubo de salários. A Lei de Fechamento de Brechas de 2023 introduz penalidades para empregadores que cometem intencionalmente roubo de salários, incluindo multas e penas de prisão. No entanto, a complexidade do sistema de prêmios de pagamento da Austrália ainda permite que pagamentos insuficientes sejam feitos por engano.
A tecnologia geralmente não é a culpada quando os funcionários são mal pagos
A tecnologia é frequentemente responsabilizada por problemas de folha de pagamento, especialmente quando as coisas dão errado, como escândalos públicos de pagamentos insuficientes.
No entanto, os sistemas tecnológicos nem sempre são os principais culpados. A maneira como eles são configurados e usados em uma organização desempenha um papel essencial nos erros de pagamento.
A diretora da Associação Australiana de Folha de Pagamento reforça que é importante treinar corretamente o pessoal em legislação de folha de pagamento e monitorar regularmente a configuração e os resultados da tecnologia para evitar problemas.
Experiência e tecnologia em folha de pagamento necessárias para minimizar o risco de conformidade
A diferença entre fazer um sistema de folha de pagamento funcionar corretamente ou não está na implementação e no uso adequado do sistema. O treinamento adequado do pessoal em legislação de folha de pagamento e a verificação regular dos resultados são essenciais para minimizar riscos de conformidade.
A consolidação de sistemas de software e recursos humanos pode contribuir para melhores processos de folha de pagamento, proporcionando uma “fonte única de verdade para os dados dos funcionários”. Isso evita a inserção manual de dados, que é propensa a erros.